働く中で手帳を活用してみようという方は多いのではないでしょうか？
ただ、手帳の使い方が分からない、もっといい使い方がないかと考える方が多いのも事実。
そんな方にこの本はどうでしょうか？
おまけとして「ゼロ秒思考」「イシューからはじめよ」の要素を盛り込んだリフィルを作りましたので、興味がある方はお使いください。
この本を読んで分かること
- スケジューリングの基本
- 仕事を効率よく行う方法
この本のキーワード
- 手帳術
- スケジューリング
紹介する本
動画でのさっくり説明はこちら
手帳の良さは、忘れられること
この本の最初の方に書かれてある「手帳に書くと忘れられる。だから目の前の仕事に集中できる」という言葉、これが手帳を使う良さのすべてだと思います。
人間の記憶には限界がありますし、次から次へと情報がやってくる今日では、全てを記憶しようと言うのは無理な話です。
特に社会に出たばかりの新社会人の方や、配置転換などによって未経験の分野に挑戦する方など、慣れていない仕事の対応をすることになった際には、記録するツールは必須です。
そこで私のお勧めは手帳。
仕事を忘れることなく行う、これは社会人としての必須事項。
むしろ、仕事を忘れずに確実に行うだけで上司や同僚からの信頼が得られるといっても良いでしょう。
すべきこと、考えたアイデア、それがすべて手元の手帳に書かれてある、それだけでストレスが減り、大分楽に仕事することができます。
デジタルより紙の方が有利な理由
スマホやタブレットの普及と共に話題になっているのは、デジタルと紙ではどちらがいいのかという問題ですね。
私は仕事に使うなら紙をオススメします。
理由はいくつかあるのですが、デジタルより書くのが速い、ささいなこともメモできる、余白が使える、イメージ図が描ける、パスワードやアプリの待ち時間がない、職場で出してもサボりと思われない、机の上に出していても集中の妨げにならないなどが、パッと思いつきますね。
では、デジタルには良いところはないのか、というとそう言う訳ではなく、私は家族の予定などは共有する前提なので、デジタルで管理しています。
誰かと共有する場合には、圧倒的にデジタルの方が効率が良いので、チームで共有するならデジタル、個人用なら紙というのが良さそうですね。
紙で書いた後にデジタル化するという方もいるようですが、この住み分けは人それぞれで良いと思います。
スケジュール管理の基本
- 退社時間を決める
- 一つ一つの仕事に所要時間を割り振る
- あらゆるタスクを３０分単位にする
- 無理やりにでも、３週間先を埋める
- 納期までにアラートを設定する
- 一週間の仕事は４日、一ヶ月は３週間で考える
- フリクションペンで仮の予定をどんどん入れる
ここに書いたのは、この本に載っている一部になります。
本書では、バーチカルタイプの手帳の使い方について書かれてありますが、時間管理をすることは、カレンダータイプでは難しいところがあります。
今までカレンダータイプを好んで使っていた方には、少し違和感があるかもしれませんが、一日のスケジュールを確認するにはバーチカルタイプ、またはデイリータイプを使ってみてください。
これらの手帳術について、どうしてここまで語られているかと言うと、それは余りの時間を作るためです。
スケジュール管理の基本に退社時間を決めるというものがあります。
自分の仕事時間を明確にすることで、隙間時間を使っていく習慣ができていくでしょう。
それは、感覚ではパズルに似ているかもしれませんね。
帰るために、大切な時間をつくるために、どのように仕事をしたら終わるか、一日または一週間を通して仕事の計画を立てる、その道具として時間を視覚化する手帳というツールはとても良いものだと思います。
感想
この本には社会人１年目など、仕事を覚えたての人にとって必須技能と言っても良さそうなことが沢山書かれてありました。
職場でスケジュールを管理せずに場当たり的に仕事をしている人もいますが、手帳を持っている方は仕事のムラもなく、安定しているように見えますね。
私が教員をしていた時期、私は手帳を使っていたのですが、そんな私の仕事ぶりを見て同じように手帳を使い始めた方もいましたね。
手帳は私にとっては第二の脳。
今では生活に欠かすことのできないものです。
しかし、その良さは使ってみないと分からないんですよね。
おまけ：私の自作リフィルデータをダウンロード
私は手帳は中学生の頃から使用しています。
そう考えると、手帳の使用歴は20年程になるのでしょうか？
私はここ7年ほど、A5サイズのシステム手帳を愛用しています。
最初はアマゾンで買った安い手帳セットから始め、それがボロボロになって、接着剤ではどうしようもなくなってきた時に少し良いシステム手帳を買いました。
月の予定も立てたいのでカレンダーリフィルも購入していますが、それ以外のいくつかのリフィルは自作して自分の使いやすいものを使っています。
自作リフィルは数ヶ月に一度見直しをしているのですが、今はこんなデイリーリフィルを主に使用しています。
【「ゼロ秒思考＆イシューからはじめよ」対応リフィル】
最近紹介しました「ゼロ秒思考」や「イシューからはじめよ」の考えを反映させてみたリフィルです。
今までは半分で一日分といった、一日の予定の管理と忘備録的な意味合いが強いリフィルを用いていたのですが、能力向上のためにバージョンアップしてみました。
これを使って、一つずつ、課題に挑戦してみようと思います。
みなさんもよかったらいかがでしょうか？
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